업무, 과제 제출등 메일을 쓰고 답장하는 것이 일상인데도 늘 생각처럼 메일 내용이 써지지 않아 고민으로 시간을 소모하는 경우가 많습니다. 아래와 같은 고민을 해결해 줄 방법입니다.
거래처에 메일을 보낼 때 뭔가 격식있게 메일을 보낼 방법을 찾고 계세요?
자동 회신 기능도 있지만 너무 사무적으로 보일것 같아 고민이세요?
교수님께 과제 제출해야하는데 안녕하세요. 교수님에서 한 글자도 안나가세요?
바쁜 업무중 여러가지 사항과 일정, 메모를 모아 효율적으로 발송하고 싶으시다면?
그렇습니다. 챗GPT를 이용하면서도 막상 실생활에 적용을 못하신다면 이메일 활용부터 시작하세요. 위와 같은 고민들을 해결할 수 있는 간단하고 실용적인 방법들을 제시합니다.
챗GPT로 이메일 작성하기 – 일반편.
챗GPT를 활용하는 가장 실용적이며 간단한 방법입니다. 챗GPT에게 이메일에 들어갈 중요한 키워드만 알려주고 이메일 내용을 작성시키도록 합니다.
우리 대표님 출장 복귀가 늦어져 3월 20일 홍길동님 미팅 연기. 다음 일정 우리 대표님 돌아오면 의논 후 메일 줄께. 미안하단 내용으로 이메일을 작성해.위와 같이 간단하게 핵심 내용만 입력하면 아래와 같은 결과를 제공합니다. 챗GPT가 만든 이메일 내용을 띄어쓰기 필요 없는 부분만 삭제하고 본인 이름 입력하고 발송하면 됩니다.
이제 은근히 시간 잡아먹는 메일 업무 고민 없이 손쉽게 마칠 수 있습니다.
챗GPT로 이메일 작성하기 – 요약해서 보내기편 (1)
업무나 과제를 하다보면 여러 전달 사항들이 쌓이게 됩니다. 특히 팀원/조원들에게 다양한 전달 사항을 발송할 때 좋은 방법입니다.
메모해 둔 전달 사항들을 목록 형식으로 작성해 챗GPT로 이메일 작성을 요청하면 챗GPT가 형식에 맞는 이메일을 작성해 줍니다. []된 부분만 각자 환경에 맞춰 조원, 팀원등 지정해 주시고, 아래처럼 목록 형식으로 내용을 넣어주세요.
한글로 기입한 내용을 영어로 작성하란 명령도 가능하니 []부분에 영어로 지정해 주시면 번역 고민없이 챗GPT가 매끄러운 영문 이메일을 작성해줍니다.
우리가 할 일은 이름 붙이고 발송 버튼 클릭해주면 끝.
[팀원]들에게 보낼 이메일이야. 아래 내용을 격식있게 [한국어]로 작성해 줘.
- 내일 전체 회의 시간 10시에서 11시 변경.
- 준비 자료는 이번 달 매출 보고서.
- 디자인팀은 다음 달 경쟁PT 시안 준비해 참여.
- 회의 시간이 길어질 예정이니 개인 음료 준비.
- 불참할 사람은 불참 사유, 본인 보고 내역을 메일로 회신할 것.
- 회의 지각자는 10,000원씩 벌금 예정.
- 회의 마치고 회사앞 소불고기집에서 점심 식사 예약되어 있음.
혹은 반대로 위와 같이 긴 메일을 받았을 때, 빠른 시간안에 핵심만 파악하고 싶다면 챗GPT에게 요약해 달라고 요청하세요. 챗GPT가 이메일 내용을 간결하게 요약합니다. 저는 위의 메일을 더 효율성있게 서술식 대신 목록으로 요청해 보았습니다.
사용하실 때는 메일 내용을 복사해 챗GPT에 붙여넣고, 아래와 같이 ‘이 글을 목록으로 요약해줘’ 정도의 명령이면 됩니다.
사용자가 어떤 형식으로 요청하느냐에 따라 표로 만드는 방법등 다양합니다.
메일 문구 고민하는 시간과 메일 작성 시간, 번역 시간등 바쁜 업무중에 흐름을 깨는 메일 업무를 챗GPT 이메일 보내기로 보다 손쉽게 처리가 가능합니다. 다소 어색한 문구가 있지만 메일 업무로 스트레스 받느니 잠깐 수정하는 편이 보다 효율적입니다.
특히 챗GPT 유료 회원이시라면 지불한만큼 극한으로 이용하세요.챗GPT
챗GPT로 이메일 답장하기 – 번역툴 없이 영어 메일쓰기
챗GPT 이메일 쓰기 방법중 이번에는 거래처가 해외 업체일 경우 영어 메일 내용을 작성하는 방법입니다. 달리 특별한 기능이 없고, 간략하게 메일에 첨부할 내용과 영어로 만들어 달라는 요청이면 쉽게 작성이 가능합니다.
해외 거래처에 보낼 메일이야. 지난달 너네 회사가 요청했던 부품을 2월 27일에 발송 예정. 발송은 배편으로, 인보이스 서류는 발송일에 같이 보낼께. 우리 회사 제품을 구매해줘서 고맙고 발송 2일 전에 다시 확인차 연락 줄께. 영어로 만들어 줘
어떤 내용인지 궁금하시다면 번역분은 아래입니다. 물론 좀 과한 번역체가 있어 수정을 요하는건 사실입니다. 하지만, 번역툴로 어렵게 작성한 것보다 챗GPT를 통해 훨씬 정돈되고 매끄러운 문장으로 빠르게 결과물을 만들어낼 수 있습니다.
챗GPT로 이메일 답장하기 – Gmail 편
크롬과 지메일 사용자라면 챗GPT를 이용해 이메일 답변을 간편하게 처리할 수 있습니다. 매번 어떤 형식으로 답변할 고민없이 핵심 내용만 입력하면 챗GPT가 이메일 답변 내용을 만들어 주고, 몇 가지 부분만 수정해서 발송하면 빠른 시간안에 업무 처리가 가능합니다.
사용방법은 크롬에 ‘ChatGPT Writer’ 플러그인을 설치해 사용하는 방법입니다. 바로가기 하셔서 크롬에 추가후 이용하시면 됩니다.
- 크롬 웹스토어나 위의 바로가기로 ‘ChatGPT Writer’ 플러그인을 추가한다.
- 크롬에서 지메일에 접속합니다.
- 받은 편지함에서 답장할 메일을 선택하세요.
- 답장할 메일 하단에 답장하기를 클릭합니다.
- 답장 창이 팝업되면 보내기 옆 새로 생성된 ‘ChatGPT Writer’ 아이콘을 클릭해 실행합니다.
- 원본 메일 내용이 잘 입력되었는지 확인후 중간에 키워드 입력 부분에 답장에 필요한 핵심 내용을 간략하게 입력하고 하단의 ‘Generate Reply(답장 생성)’ 버튼을 클릭합니다.
- ChatGPT가 작성해 준 내용을 확인하고 취향껏 수정후 이름을 입력합니다. 챗GPT가 완벽하게 이해하지 못해 문맥상 어울리지 않는 부분은 지워서 수정합니다.
- 답장란에 생성된 내용을 다시 확인하고, 이름을 기입하고 ‘보내기’로 발송합니다.
위의 프로세스를 통해 답장을 보내다 보면 어느 순간 본인의 메일 업무 고민이 크게 줄었음을 느끼실 겁니다.
챗GPT로 이메일 쓰기를 정리하며
챗GPT를 활용하는데 여러 방법이 있습니다만, 많은 직장인과 학생들이 메일 작성에 부분에도 도움이 될만한 툴이라고 봅니다. 특히 챗GPT의 유용함은 깨닫고 있지만, 이것을 어떻게 활용할지에 고민하시는 분들이 많은데 이처럼 작은 단위의 작업부터 적용해 가시며 인공지능과 친해지면 보다 넓은 활용법을 만드실 수 있습니다.
저는 보고서나 리포트, 블로깅할 때 챗GPT와 끊임없이 대화를 나누고 있습니다. 단, 챗GPT에게 작성을 맡기는게 아닌 일종의 비서 역할로 활용합니다. 가령 광고 집행 하려는데 내가 알아보고 받은 내용이 이거이거야 이거외에 내가 모르는 게 있어? 그럼 그 자료를 요약해서 알려줘. 와 30짜리 분석 보고서가 들어왔어 이걸 언제 읽어? 저는 PDF파일이라면 텍스트 변환해서 챗GPT에게 핵심 내용만 목록으로 요약해 줘 라고 합니다.
아직 많은 분들이 이럴 경우 인공지능에 신뢰가 없어 그걸 어떻게 믿어 하시겠지만 경험으로는 왠만한 사원에게 요약을 맡기는 것보다 훨씬 뛰어난 요약 능력을 가진게 챗GPT입니다.
검색이나 새로운 사실을 요하는 업무에는 아직 100% 신뢰하기 어려운 자료들을 보여주지만 기존 자료를 토대로 재가공하는 하는 것은 챗GPT는 굉장히 효과적인 툴입니다.
향후 이 툴을 어떻게 이용하느냐에 따라 업무 성과와 위치가 달라질 수 있다는 걸 확신하고 있습니다. 늦기 전에 챗GPT와 친해주시길 바랍니다.
